仲恺农业工程学院国家助学贷款档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范高校助学贷款档案管理工作，提高工作水平，有效防范风险，据广东省教育厅粤教贷〔2007〕4号和粤教贷〔2007〕5号有关要求，制定本办法。

第二条 高校国家助学贷款信贷档案是信贷档案是学生处学生资助管理中心（以下简称资助中心）专职工作人员（以下简称经办人）在国家助学贷款业务活动中形成的有保存利用价值的各种载体、介质的原始材料和历史记录的总称，是对经办人信贷管理工作全面、客观、历史的反映。信贷档案按照管理部门不同，分为两类。第一类是资助中心整理后报国家开发银行广东分行（以下简称广东分行）备案的《国家助学贷款申请审批表》、《国家助学贷款借款凭证》和《借款合同》正本一份；第二类是资助中心整理并自行留存的借款学生信贷档案。

第三条 本办法中所述的项目指根据开发银行当前信贷管理和系统维护的需要，按照年度、区域（或高校）和批次进行集中审批、发放和管理的高校助学贷款集合。

第二章 管理原则与相关人员职责

第四条 助学贷款档案管理原则：实行“统一归档，经办人立卷，以借款学生为单位，分项目整理，各负其责，档案保管员集中保管”的原则。资助中心全面掌握全院助学贷款学生电子信息档案并动态管理，及时上报上级单位各类报表，统一部署助学贷款申请等相关工作；学院助学贷款工作小组工作人员负责集中统一整理、管理助学贷款档案，及时汇总更新数据，各负其责。

第五条 助学贷款档案管理人员相关职责：资助中心的负责助学贷款工作的人员对助学贷款档案管理工作负责，并对助贷档案制度的落实负有指导、检查、监督责任；学院助学贷款工作小组工作人员负责助学贷款档案的收集、审查、整理、归档，保证其完整性。

第三章 报送广东分行档案的整理办法

第六条 具体要求：文件目录每盒1份，卷内文件目录应与每盒材料一一对应，分盒存放，置于盒首；每个档案盒还需填制一份备考表，置于档案盒内最后一页；不同学校、不同年级、不同贷款期限的合同不能混放在同一盒。

第七条 文件目录及档案盒封面填写说明。

（一）项目名称：填写项目全称（每年度为一个项目，如“广东省2006年度助学贷款项目”），不能使用简称；

（二）件号：填写文件件号，用阿拉伯数字从“1”流水编制“1，2，……”；例如：第一盒32份放完后件号即应编到“32”，第二盒件号从“33”开始，以此类推。

（三）文号：填写借款合同号，不得随意简化；

（四）责任者：填写借款人姓名；

（五）文件标题：填写“国家开发银行人民币资金借款合同”；

（六）日期：填写合同签订日期，日期以8位阿拉伯数字标注；

（七）页数：填写合同的总页数；

（八）备注：对特殊情况进行说明；

（九）移交部门：统一填“客户一处” ，移交人：填写为“客户一处经办人”，负责人：填写为“客户一处负责人”，日期：填写实际移交日期；

（十）接收部门：统一填“办公室”，接收人：填写为“开行办公室经办人”，日期：填写实际移交日期；

（十一）归档号：

（1）学校编号：由教贷中心统一编制，每个学校的编号由3位编码构成。

（2）年级号：4位编码。如果本盒所放的为2005级学生借款档案，此处即为2005，如果本盒所放的为2006级学生借款档案，此处即为2006，以次类推。

（3）期限：指贷款年限（如果是6年10个月则按7年算）。2位编码。

（4）第几盒：指本盒所处的位置。

（十二）封面：用黑色笔按封面要求工整填写。

（十三）备考表：备考表由文件情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。

文件情况说明：填写该类档案文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。应归档的重要材料遗失或原件遗失的，在备考表中说明后由资助中心的负责人签字。

立卷人：该卷档案经办人签字；

检查人：负责人审核签字；

立卷时间：完成立卷的日期。

第四章 学校留存档案的整理办法

第八条 整理操作

（一）文件分类及排序。经办人按信贷档案归档范围对收集到的文件材料按内容进行分类，原则上分为两类，即“学生个人信贷档案卷”和“综合卷”。同一类下的信贷档案按文件形成的时间先后顺序排列。有关针对所有或批量借款学生撰写的综合性报告和报表集中存放在“综合卷”。

（二）编制卷内文件目录。卷内文件目录应与每袋材料一一对应，分袋存放，置于袋首。

第九条 具体要求

（一）项目名称：填写项目全称例如：广东省2006年度助学贷款项目，不能使用简称；

（二）件号：用阿拉伯数字从“1”流水编制“1，2，……”；

（三）备注：对特殊情况进行说明；

（四）经办人：专(兼)职档案管理人员签字；

（五）负责人：资助中心的负责人签字；

（六）日期：填写验收日期。

（七）填写封面。

第五章 空白合同管理

第十条 空白合同是指广东分行在指定印刷厂印制、套印国家开发银行、广东省学生助学工作管理中心印章的国家助学贷款借款合同。印制数量由助学中心在助学贷款发放前30个工作日，根据助学中心的需求向广东分行提出。

第十一条 空白合同由助学中心统一组织高校领取，领取时需进行登记并由领取人签字，发放后剩余的空白借款合同由助学中心负责保管。

第十二条 各学院组织学生签订借款合同时，要严格要求，控制差错率。凡出现差错的作废合同，由资助中心统一收齐并登记其流水号，经负责人签字并盖章后，于合同签订后7个工作日内交回助学中心，助学中心集中交广东分行销毁。

第六章 保管和利用

第十三条 资助中心和学院助学贷款工作小组工作人员应相互支持，密切配合，做到完整保存、科学管理、有效利用。

第十四条 信贷档案保管实行专库、专柜、专人保管。如需借阅信贷档案，提前一天与资助中心经办人联系查阅。

第七章 附 则

第十五条 学校此前由其它商业银行办理的国家助学贷款业务仍按原有规定执行。

第十六条 本办法自印发之日施行，由学生处负责解释，之前的助学贷款工作按当时的管理办法处理。